《企业询证函》的法律效力研究

   日期:2023-03-09     浏览:17    
核心提示:企业询证函是企业在财产清查中为了核实往来款项的真实性而寄送往来单位的一种核对函件。关于询证函的内容和用途,《财政部中国人
 企业询证函是企业在财产清查中为了核实往来款项的真实性而寄送往来单位的一种核对函件。关于询证函的内容和用途,《财政部中国人民银行关于做好企业的银行存款借款及往来款项函证工作的通知》(以下称《函证工作通知》)中有所表述:“在执行审计过程中,注册会计师需要以被审计企业名义向有关单位发函询证,以验证该企业的银行存款、借款及往来款项等是否真实、合法、完整,发现企业可能存在的违反相关法律、法规行为,保证会计信息质量,防范和化解金融风险
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(该模板来自于《函证工作通知》附件)

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企业询证函对哪些主体产生效力?



 

       很多当事人在实践中往往会对询证函的发函主体产生误解。因为询证函与审计工作密切相关,故大量询证函都是由会计师事务所发出且经常使用会计师事务所的信纸打印出,导致很多企业认为询证函的发函主体是会计师事务所,甚至进而认为发函或向会计师事务所的回函不会影响或确认被审计企业与被询证者之间的债务金额。

       根据《函证工作通知》中的表述,询证函是由会计师事务所以被审计企业的名义发出,企业询证函的被询证者一般是被审计单位的债权人或债务人。虽由会计师事务所直接发出,但询证函为被审计企业盖章,被询证者实际上是向被审计企业确认了询证事项,询证函中确认的事项亦是对被审计单位与被询证者(债权人与债务人)之间的债权债务关系予以确认。


司法案例

常州天山重工机械有限公司与重庆齿轮箱有限责任公司合同纠纷二审民事判决书

(2021)渝05民终2266号

法院认为:从该询证函载明内容及形式来看,该询证函是常州天山重工机械有限公司向重庆齿轮箱有限责任公司发出的用于复核账目的函件,明确载明了截止日期、欠款金额等事项。该询证函虽载明天职国际会计师事务所审计等内容,但落款日期处加盖了常州天山重工机械有限公司的财务专用章,应视为常州天山重工机械有限公司对该询证函所载明内容系的审核、确认,并清楚该函件出具后可能产生的法律后果。常州天山重工机械有限公司陈述该询证函载明金额系会计师事务所的失误,但未提交相关证据予以证明,应当承担举证不能的不利后果。

 

法律小提示

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      无论是被审计单位或是被询证者,对于会计师事务所制作的企业询证函在盖章签字确认之前,对于债权债务均应予以仔细核实,避免出现载明数额与实际不符。对于有异议之处,应在询证中明确写明。否则可能会对债权债务的确认产生风险。

 

02
企业询证函能否单独作为
证据使用?


 

      虽然询证函确认的事项是对被审计单位与被询证者之前的债权债务关系的确认,在争议纠纷中能够作为证据使用,但并不意味着企业询证函能单独作为证据直接证明债权债务的存在。甚至在有其他证据能够证明实际的债权债务与询证函所载内容有差异时,询证函难以作为有效证据使用。例如在建设工程纠纷案件中,因工程施工时间跨度大都较长,故对于工程款的询证函往往会因工程未作结算、工程未经审计、工程需进行造价鉴定等而难以具有证明效力;又如在很多商品买卖合同交易中,买卖双方不会采取逐笔付款,而是在累计一定的金额后集中付款。在这种情况下,双方的应付款金额需要通过大量的交易凭证予以确认。故如仅凭询证函主张确认债权债务会面临较大风险。

 

司法案例

北京申安投资集团有限公司与盘州市和勰建设安装劳务有限公司合同纠纷再审民事裁定书

(2021)京民再34号

法院认为:《企业询证函》是审计师为核实财务报表的真实性而收集获取的审计证据,不能等同于企业自身所发出的对账函、催款函。其实质上只是企业间核对债务的一种方式,不能作为认定债权债务关系及债务数额的唯一证据。也就是说,《企业询证函》属于关于结算工程量的间接证据,在双方当事人有争议的情况下,还应该有其他具有法律效力的证据相互印证,形成完整证据链后,方能达到最终确定。

 

法律小提示

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      司法实践中,单一的询证函往往难以得到法官的采信,在法院判决中认可询证函中所载明欠款数额的,也多以结合询证函及其他相关资料综合认定。例如“上药河北公司出具的企业询证函及销售清单可以证明磁县中医院共欠付上药河北公司货款合计5203932.6元【出自案例(2021)冀0427民初416号】”。故建议企业在日常交易行为中应妥善保管交接单、对账凭证、销售单据、货运交接记录、转账明细等交易记录文件资料。

      另外,如双方确认的企业询证函结合相关交易资料能够认定询证函中所载债权金额由双方认可,在询证函后如再次发生退货等交易变化,当事人亦应保管好相应资料,以免无法得到确认。例如在案例(2021)渝03民终574号民事判决书中,法院认为“关于尚欠货款金额的问题,渝湘公司于2018年2月5日向王志远、汤旭东、王世林、曾丹发送的《企业询证函》明确载明,截止2017年12月31日渝湘公司尚欠应付账款446441.50元,宫野公司亦对该金额予以盖章确认,后渝湘公司于2018年11月12日支付货款26441.5元,尚欠货款42万元;虽渝湘公司之后发送的《往来询证函》《往来账项询证函》载明的应付账款为416410.25元,渝湘公司在诉讼中也提交了2019年2月28日退货3589.75元的《记账凭证》,但该《记账凭证》系渝湘公司单方制作且无具体退货信息,宫野公司或王志远、汤旭东、王世林、曾丹未对该金额予以认可,渝湘公司亦未提供后期另行付款的相关证据,故依法认定渝湘公司尚欠货款42万元。”

 

03
企业询证函对诉讼时效的影响?


 




什么是诉讼时效?

 

诉讼时效是指民事权利受到侵害的权利人在法定的时效期间内不行使权利,当时效期间届满时,债务人获得诉讼时效抗辩权

在法律规定的诉讼时效期间内,权利人提出请求的,人民法院就强制义务人履行所承担的义务。而在法定的诉讼时效期间届满之后,权利人行使请求权的,人民法院就不再予以保护。即诉讼时效届满后,义务人可拒绝履行其义务。换言之,在债权债务关系中,诉讼时效期间届满后,即使能够确认债权人对债务人享有债权,但只要债务人以此抗辩,则可不予偿还债务。

 

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       关于询证函对诉讼时效的影响,各法院的裁判观点均存在较大差异。差异主要集中体现在:诉讼时效期间内发出的询证函能否中断诉讼时效?超出诉讼时效期间后发出的询证函能够构成对原债务的重新确认?差异的主要原因则在于各法院依据询证函所载内容对于“债权人是否具有主张权利的意思表示?债务人是否具有同意履行义务的意思表示?”的认定不尽相同。


诉讼时效基本法律依据

《中华人民共和国民法典》

       第一百八十八条 向人民法院请求保护民事权利的诉讼时效期间为三年。法律另有规定的,依照其规定。

       诉讼时效期间自权利人知道或者应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算。法律另有规定的,依照其规定。但是,自权利受到损害之日起超过二十年的,人民法院不予保护,有特殊情况的,人民法院可以根据权利人的申请决定延长。

 

       

    第一百九十五条 有下列情形之一的,诉讼时效中断,从中断、有关程序终结时起,诉讼时效期间重新计算:

(一)权利人向义务人提出履行请求;(二)义务人同意履行义务;


 

最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定

(2020修正)

 

    第八条 具有下列情形之一的,应当认定为民法典第一百九十五条规定的“权利人向义务人提出履行请求”,产生诉讼时效中断的效力:

(一)当事人一方直接向对方当事人送交主张权利文书,对方当事人在文书上签名、盖章、按指印或者虽未签名、盖章、按指印但能够以其他方式证明该文书到达对方当事人的;

 

       第十九条 诉讼时效期间届满,当事人一方向对方当事人作出同意履行义务的意思表示或者自愿履行义务后,又以诉讼时效期间届满为由进行抗辩的,人民法院不予支持。

       当事人双方就原债务达成新的协议,债权人主张义务人放弃诉讼时效抗辩权的,人民法院应予支持。

       超过诉讼时效期间,贷款人向借款人发出催收到期贷款通知单,债务人在通知单上签字或者盖章,能够认定借款人同意履行诉讼时效期间已经届满的义务的,对于贷款人关于借款人放弃诉讼时效抗辩权的主张,人民法院应予支持。


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在讼时效期间内

 


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债权人向债务人发出企业询证函

 

        此种情形下,不同法院裁判有所不同。法院一种裁判观点为不构成诉讼时效中断,因债务人在询证上加盖公章,仅能代表认可债务存在,加之绝大部分询证函上载有“仅为复核账目之用,并非催款结算”类似字样,无法表明债权人具有主张债权及债务人具有同意履行义务的意思表示。另一种裁判观点为构成诉讼时效中断,因债权人发出询证函并要求债务人确认,本身即具有追索债权的意思表示,债务人加盖公章亦具有同意履行的意思表示。

 

“构成诉讼时效中断”之司法案例

富越汇通金融服务(上海)有限公司与上海茂能企业管理有限公司、王韬等借款合同纠纷二审民事判决书

(2020)沪民终349号

法院认为:一审法院认为,本案中作为对账函件的《企业询证函》,虽系财瑞会计师事务所发出,但该事项系富越汇通公司委托进行,函件上加盖富越汇通公司公章,这表明财瑞会计师事务所是受富越汇通公司的委托发出函件,该函件已经送达茂能公司,并由该公司盖章确认。这一事实表明,富越汇通公司要求茂能公司确认欠款的意思表示已经到达茂能公司。虽然该函件上注明“仅为复核账目之用,并非催款结算”,但发出载有欠款数额的函件并要求债务人茂能公司盖章确认,其本身就是富越汇通公司主张债权,否则就不能解释为什么债权人富越汇通公司要求债务人茂能公司盖章确认其债权?因此,富越汇通公司委托财瑞会计师事务所向茂能公司发出《企业询证函》,应当构成诉讼时效中断。

 

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“不构成诉讼时效中断”之司法案例

重庆大江信达车辆股份有限公司与云南机电通用设备有限公司买卖合同纠纷申诉、申请再审民事裁定书

 

(2019)渝民申797号

法院认为:本案中,在大江信达公司向机电设备公司发出多次的《企业询证函》中,并无要求机电设备公司履行债务的内容,却载明了“本函仅为复核账目之用,并非催款结算”。而机电设备公司仅在其中一份《企业询证函》中加盖了公章,且并未作出同意履行债务的意思表示。故大江信达公司举示的《企业询证函》并无债权人主张债权的意思表示,亦无债务人同意履行债务的意思表示,且亦不能仅以发函数量来推定当事人的意思表示。故二审法院认定大江信达公司向机电设备公司发出《企业询证函》不能达到诉讼时效中断的效力,大江信达公司的请求超过诉讼时效并驳回大江信达公司的相应诉讼请求并无不当。

 


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债务人向债权人发出企业询证函

 

       经笔者检索裁判案例,因债务人在诉讼时效期间向债权人发送企业询证函而引发诉讼时效是否中断的争议较少,且基本上均被认定为构成诉讼时效中断。部分学者分析此种情形,认为根据《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》〔2003〕民二他字第59号《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》法释(1999)7号】(详见下文)诉讼时效届满后,债务人主动向债权人发出询证函核对债权债务的行为应认定为债务人具有同意履行义务的意思表示,诉讼时效重新起算。“举重以明轻”,在诉讼时效期间内,债务人主动向债权人发出询证函核对债权债务的行为当然可以构成诉讼时效的中断。

 

“构成诉讼时效中断”

新疆中基红色番茄产业有限公司与新疆生产建设兵团建设工程(集团)有限责任公司建设工程施工合同纠纷再审审查裁定书

 

(2020)兵06民申2号

法院认为:该案所涉的《企业询证函》,虽然询证函的数额欠款大于本案争议的建筑工程款,但没有载明债权的具体项目,且根据中基公司提交的新证据兵建集董发【2010】11号董事会决议文件、贷款互保补充协议书,不足以证实该债权全部为担保债。并且该询证函是中基公司盖章发出的,用来确认兵团建工的债权,可以表明该询证函既有债权人兵团建工追索欠款的意思表示,又体现了欠款人中基公司对所欠债务的确认,且该询证函是在2015年3月3日诉讼时效期间内发出的,因此造成诉讼时效中断。

 

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超过诉讼时效期间

 

      关于超过诉讼时效期间后发送企业询证函的情况,官方对此有关答复如下:

法释(1999)7号

 

《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》

 

    根据《中华人民共和国民法通则》第四条、第九十条规定的精神,对于超过诉讼时效期间,信用社向借款人发出催收到期贷款通知单,债务人在该通知单上签字或者盖章的,应当视为对原债务的重新确认,该债权债务关系应受法律保护。


 

2003〕民二他字第59号

《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》

 

    根据你院请示的中国农业银行重庆市渝中区支行与重庆包装技术研究所、重庆嘉陵企业公司华西国际贸易公司借款合同纠纷案有关事实,重庆嘉陵企业公司华西国际贸易公司于诉讼时效期间届满后主动向中国农业银行重庆市渝中区支行发出询证函核对贷款本息的行为,与本院法释(1999)7号《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》所规定的超过诉讼时效期间后借款人在信用社发出的催款通知单上签字或盖章的行为类似,因此,对债务人于诉讼时效期间届满后主动向债权人发出询证函核对贷款本息行为的法律后果问题可参照本院上述《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》的规定进行认定和处理。



 

2006)民立他字第106号

《最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函》


    我院《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或者盖章的法律效力问题的批复》(以下简称《批复》)中所称“对原债务的重新确认”,是指债权人要有催收逾期贷款的意思表示,债务人签字或盖章认可并愿意继续履行债务。你院请示所涉的案件中,安徽省投资集团有限责任公司(以下简称投资集团公司)2003年3月向债务人临泉县供电局发出的“贷款对账签证单”,其名称和内容均无催收贷款的明确表示。临泉县供电局局长张修法在“贷款对账签证单”上签署“通知收到”,表明债务人已经收到了“贷款对账签证单”,但不能推定为其有偿还已过诉讼时效债务的意思表示。因此,既不能把本案所涉“贷款对账签证单”简单理解为就是《批复》中的“催款通知单”,也不能把双方当事人发出和签收“贷款对账签证单”的行为视为对原债权债务的履行重新达成了协议。


       结合上述答复来看,最高院对于诉讼时效届满后构成债务人对原债务的重新确认采取从严的态度。超过诉讼时效的债务,在法律上成为“自然债务”。笔者认为“法律并不保护躺在权利上睡觉的人”,对自然债务的保护应不同于普通债权,要适度从严。故无论是债权人向债务人发询证函或债务人向债权人发询证函,笔者均更倾向于以是否具有意思表示为准认定能否构成对债务的重新确认更为合理。即在诉讼时效期间届满后发出的企业询证函,如欲构成对原债务的重新确认并重新起算诉讼时效期间,既需债权人具有催收的意思表示,又需有债务人愿意继续履行债务的意思表示。

      但基于各法院对于债权人或债务人是否具有相应意思表示认定不同,导致裁判结果各有差异。 部分法院认定构成对原债务的重新确认,诉讼时效重新起算;部分法院认为因不能证明包含债务人愿意继续履行债务的意思表示而不构成对原债务的重新确认,因诉讼时效期间经过丧失胜诉权。

 


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债权人向债务人发出企业询证函

 

“构成对原债务的重新确认”之司法案例

呼和浩特中燃城市燃气发展有限公司诉福建恒劲科博测控技术有限公司买卖合同纠纷二审民事判决书

(2016)内01民终607号

法院认为:恒劲科博公司与中燃公司之间的合同关系合法有效,应予保护。根据现有证据,至2015年,中燃公司欠恒劲科博公司的310500元欠款已超过诉讼时效。2015年6月29日,恒劲科博公司向中燃公司发出《企业询证函》,该函的内容明确载明为“应收账款”、“截止2015年5月31日,贵公司欠310500元”,中燃公司在该函“数据与事项证明无误”栏进行盖章确认的行为,清楚的表明中燃公司确认了欠款数额,亦包含了对恒劲科博公司债权确认的意思表示,应视为是对原债务的重新确认,其诉讼时效期间应从债务确认之日起重新起算。

 

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“不构成对原债务的重新确认”之司法案例

山东德州新华印务有限责任公司、河北味道府酒业有限责任公司买卖合同纠纷二审民事判决书

(2019)鲁14民终3005号

法院认为:本案诉讼时效的起算点为2014年9月30日,截至新华印务公司向本院提起诉讼,即2018年2月7日,已超过二年诉讼时效。新华印务公司于2014年10月8日和2017年4月21日向味道府公司发出的《企业询证函》,参照《最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函》(2006)民立他字第106号内容:“。安徽省投资集团有限责任公司2003年3月向债务人临泉县供电局发出的‘贷款对账签证单’,其名称和内容均无催收贷款的明确表示。临泉县供电局局长张修法在‘贷款对账签证单’上签署‘通知收到’,表明债务人已经收到了‘贷款对账签证单’,但不能推定为其有偿还已过诉讼时效债务的意思表示”,新华印务公司发出的两份《企业询证函》,其名称和内容均无催收货款的明确表示,味道府公司的法定代表人李栋于2017年4月21日在《企业询证函》上签字的行为,亦不能推定为其有偿还已过诉讼时效债务的意思表示。因此,本案已超过诉讼时效。

 

 


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债务人向债权人发出企业询证函

 

     

“构成对原债务的重新确认”之司法案例

上诉人甘肃阳光煤炭运销有限责任公司与被上诉人新疆北山矿业有限公司买卖合同纠纷二审民事判决书

(2017)甘民终563号

法院认为:“但诉讼时效届满后,阳光煤炭公司(债务人)向北山矿业公司(债权人)发出确认债务的询证函的行为,参照最高人民法院《关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》([2003]民二他字第59号)精神,其效力等同最高人民法院《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或者盖章的法律效力问题的批复》(法释[1999]7号)所指示的法律效果,即该行为是对原债务的重新确认,属于自愿履行债务的意思表示。因此,诉讼时效应从询证函到达北山矿业公司之日起重新计算。”

 

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“不构成对原债务的重新确认”之司法案例

中融安保集团有限责任公司、成都矽亚科技发展有限公司承揽合同纠纷二审民事判决书

(2021)川01民终2384号

法院认为:。虽然2018年12月31日中融安保公司向成都矽亚公司发出的《企业询证函》中包含了上述工程款的费用,但当时邛崃项目的工程款费用诉讼时效已经届满。成都矽亚公司虽然援引《最高人民法院关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或者盖章的法律效力问题的批复》以及《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》作为主张重新计算时效的依据,但根据《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》第二十二条之规定只有在义务人明确同意履行义务的情况下,债务才从自然债务转为法定债务,诉讼时效期间方重新计算。《最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函》((2006)民立他字第106号)亦表明,债权人要有催收逾期贷款的意思表示,债务人签字或盖章认可并愿意继续履行债务方视为对原债务的重新确认。根据后法优于先法的原则,本院应当适用《最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定》。因《企业询证函》中明确该函的目的是复核账目之用,并没有要确认债务及明确要继续还款的意思表示。因此,中融安保公司发送询证函的行为不构成对邛崃项目债务的重新确认,诉讼时效不应重新起算。

 

       通过本文判决结果各不相同的司法案例可以看出,因目前暂无法律明确规定,且各法院对于询证函所载内容理解存在差异,关于询证函对于诉讼时效期间的影响在各地裁判中存在较大争议。作为常常将询证函用作经营工具的债权债务人来说,应当审慎对待询证函的使用,以降低使用风险。

 

法律小提示

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     收发及回复询证函的注意事项

 

1. 被审计单位(债权人)需注意

 

  • 应注意询证函的制作和发出细节,包括外在形式、文字表述、寄送主体。

     

  • 询证函回复显示被询证者对往来款项金额有异议的,应及时再次进行核对。

     

  • 不能将询证函与结算单、补充合同、催款函、律师函等的功能混同,用以相互替代。

     

  • 如果被审计单位与被询证者相互间法律关系、合同众多,对于每一个法律关系或每一份合同项下的对账、结算,应单独进行。

     

  • 应保存好与询证函有关的审计报告、结算单、提货单、补充合同、发票、支付凭证等,如遇争议,可与询证函形成证据链。

     

  • 争议解决中,如将询证函作为证据使用,应注意原件的来源(理论上应保存于会计师事务所)。

 

2. 被询证者(债务人)需注意

 

  • 提高对询证函的重视程度。在收到询证函后,应由财务人员和法务人员共同参与处理。

 

  • 对于询证函中要求核验或填写的金额,应在对往来款项的种类、性质、金额进行认真核对的基础上,如实填写。

 

  • 如果发现相关债权已过诉讼时效,应该在回函中明确提出,表明态度。既要诚实守信,也要充分运用法律赋予的权利。

 

  • 如需主动向债权人发送询证函,应在充分了解询证函可能产生的法律效果的基础上,综合判断和决策。

     

3、应重视诉讼时效

 

  • 在日常经营中,应高度重视应收账款(债权)的诉讼时效,积极主张权利。同时应注意留存交易相关证据资料,建议对于企业询证函证明能力做保守预估,积极以律师函、催款函等带有明显催款意思表示的多种手段进行债权确认,避免因不具有明确性而无法中断诉讼时效。

 
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