民事诉讼中的企业询证函问题

   日期:2023-03-09     浏览:18    
核心提示:关于企业询证函1.性质及所有权早在2003年3月5日,中国注册会计师协会(下称中注协)就通过专家技术援助小组信息公告专栏,发布了
 关于企业询证函


1.性质及所有权

早在2003年3月5日,中国注册会计师协会(下称“中注协”)就通过“专家技术援助小组信息公告”专栏,发布了《中国注册会计师协会专家技术援助小组信息公告第5号》(下称“中注协5号公告”),就会计师事务所(下称“会所”)能否将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据,进行了答复,并供注会参考。中注协认为,注册会计师在审计过程中,为印证影响会计报表认定的账户余额或其他信息,通常以被审计单位的名义向第三方发出询证函,并将询证函回函作为审计证据,纳入审计工作底稿管理,所有权归会计师事务所。


2.审计机构的保密义务及例外

根据《独立审计具体准则第6号--审计工作底稿》第二十二条规定,会计师事务所应当建立审计工作底稿保密制度,对审计工作底稿中涉及的商业秘密保密。但由于下列情况需要查阅审计工作底稿的,不属于泄密:(一)法院、检察院及其他部门依法查阅,并按规定办理了必要手续;(二)注册会计师协会对执业情况进行检查。


企业询证函的证据资格


1.证据的合法性

(1)不宜直接提供给客户作为法律诉讼证据

在中注协5号公告中,中注协认为,根据《独立审计具体准则第6号——审计工作底稿》第二十二条和二十三条的规定,除法院、检察院及其他部门依法查阅审计工作底稿、注册会计师协会对执业情况进行检查以及前后任注册会计师沟通等情况外,会计师事务所不得将审计工作底稿提供给任何部门或个人,也不宜将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据。需说明的是,中注协5号公告在发布时已经明确该内容“供注册会计师参考”。


(2)可以由法院调取后作为证据使用

在天津友你电子有限公司与青岛三莹电子有限公司买卖合同纠纷再审案件((2013)民申字第411号)中,友你公司申请再审称,二审法院依据《企业询证函》确定双方当事人之间的还款责任,违反了《独立审计具体准则第6号-审计工作底稿》第22条和23条的规定。

最高院认为《独立审计具体准则第6号-审计工作底稿》系中国注册会计师协会拟定、财政部批准发布的行业规定,是规范会计师事务所和注册会计师在编制、管理和使用审计工作底稿时的行为准则。该准则第22条和23条主要规范了对审计工作底稿的保密与查阅。友你公司关于二审法院违反该准则有关规定的主张系其对上述规定的误解,不能成立。

 

综上,尽管中注协发布了5号公告不建议将企业询证函提供给客户作为法律诉讼证据用,但这并不妨碍法院根据职权/依据申请调取该询证函,并作为认定案件事实的证据。

 

2.证据的真实性

(1)仅加盖财务专用章对真实性的影响

在围场满族蒙古族自治县龙源铸造材料有限公司与榆次液压有限公司买卖合同纠纷案中((2017)晋07民终987号),法院认为,围场龙源公司提供的《企业询证函》加盖的是围场龙源公司的公章,有关会计师事务所出具的《企业询证函》加盖的系围场龙源公司的财务专用章,除此之外,两份《企业询证函》其余内容均一致,围场龙源公司无论加盖何种印章,均是对该《企业询证函》所载内容的认可,且并不影响榆次液压公司在该《企业询证函》中所作出的意思表示


(2)财务人员签字对真实性的影响

在湖南长炼兴长集团有限责任公司与湖南永利化工股份有限公司买卖合同纠纷案件中((2015)湘高法民二终字第132号),湖南高院认为,企业询证函上盖有永利化工公司的财务专用章,且由永利化工公司的财务人员段依妮签字确认,故该企业询证函可以作为永利化工公司所欠货款的依据。永利化工公司提出,其使用的财务专用章与企业询证函加盖的财务专用章不一致,故该企业询证函不能作为永利化工公司所欠货款的依据,本案应以合同约定价款和长炼兴长公司出具的银行承兑汇票接收情况表为依据,认定永利化工公司目前欠长炼兴长公司货款为1455600元。虽然上诉人提供的财务专用章与企业询证函上永利化工公司的财务专用章不一致,但已有生效判决确认段依妮确系永利化工公司财务人员,其在企业询证函上签名应当视为是永利化工公司对所欠货款金额的认可。故企业询证函应当作为永利化工公司对于下欠长炼兴长公司债务金额予以确认的依据,永利化工公司的该项上诉请求不成立,本院不予支持。

 

综上,无论是在企业询证函上加盖公章,还是加盖财务专用章,甚至,在加盖的财务专用章与实际的财务专用章不一致的情况下,如能证明签字人员确系被询证单位财务工作人员的,均不影响询证函的真实性。

 

企业询证函的证明内容


1.可否作为结算依据

(1)在沈阳朗勤置业有限公司、东北金城建设股份有限公司建设工程施工合同纠纷再审案件((2017)最高法民申3751号)中,最高院认为,《企业询证函》应当作为涉案工程款结算的依据。涉案《建设工程施工承包合同》及《施工合同补充协议》是双方当事人真实意思表示,涉案工程已经竣工验收并投入使用,按照合同约定,朗勤公司负有支付工程款的义务。在诉讼过程中,朗勤公司向东北金城公司于2016年4月8日出具《企业询证函》,载明朗勤公司截止到2015年12月31日欠付东北金城公司1305.7032万元,该《企业询证函》是朗勤公司真实意思表示,东北金城公司对欠付工程款的数额予以认可,该《企业询证函》应当作为认定涉案欠款的依据,原审判决予以采信并无不当。朗勤公司关于该询证函是依据暂定价格计算得出,所得金额与实际欠款数额不符的主张证据不足,不能成立。

(2)在湖北省鹤峰八峰民族药化工业总公司与湖北省八峰药化股份有限公司欠款纠纷案(最高人民法院[2011]民二终字第30号)中,最高院认为,《企业询证函》是企业间核对债务的一种方式。由于一些企业使用此方式对账不够规范,常被用来平账和规避纳税义务,故人民法院可不将上述函件作为确定企业债务数额的唯一证据。本案中《企业询证函》有热电厂工程款支出等其他证据佐证,形成有效证据链条,可以认定本案债务实际存在。


由此可见,企业询证函能否作为债权人与债务人之间的结算依据,需要结合具体案情及证据情况,具体问题具体分析,如果一方当事人可以提供其他证据相互印证,且另一方当事人不能提供反驳证据支持其抗辩主张的,通常企业询证函会被法院采信,并作为认定案件事实的依据。

 

2.可否中断诉讼时效

《最高人民法院关于哈尔滨市商业银行银祥支行与哈尔滨金事达实业(集团)公司借款合同纠纷一案如何处理问题的答复》(2001年2月28日  法民二[2001]016号),该案所涉询证函虽然是采用哈尔滨审计事务所函稿纸,且注明仅作审计报表之用,其他方面用途无效,但基于该询证函是由贷款人哈尔滨商业银行银祥支行(原哈尔滨银祥城市信用合作社)发出,且该贷款人和借款人哈尔滨豪华家具大世界都在该函上对尚欠贷款额予以确认并加盖公章的事实,可以表明该询证函既有贷款人追索欠款的意思表示,又体现了借款人对所欠债务的确认。由于该询证函是在借款合同诉讼时效期限内发出的,因此借款合同诉讼时效中断,保证合同诉讼时效亦中断。


3.诉讼时效届满后,可否重新确认债务

关于这个问题,最高院的政策沿革过程为:

  1. 《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》(1999年1月29日  最高人民法院审判委员会第1042次会议通过法释〔1999〕7号)),根据《中华人民共和国民法通则》第四条、第九十条规定的精神,对于超过诉讼时效期间,信用社向借款人发出催收到期贷款通知单,债务人在该通知单上签字或者盖章的,应当视为对原债务的重新确认,该债权债务关系应受法律保护

  2. 《最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复》(2004年6月4日 [2003]民二他字第59号),重庆嘉陵企业公司华西国际贸易公司于诉讼时效期间届满后主动向中国农业银行重庆市渝中区支行发出询证函核对贷款本息的行为,与本院法释[1999]7号《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》所规定的超过诉讼时效期间后借款人在信用社发出的催款通知单上签字或盖章的行为类似,因此,对债务人于诉讼时效期间届满后主动向债权人发出询证函核对贷款本息行为的法律后果问题可参照本院上述《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复》的规定进行认定和处理。

  3. 《最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函》(2007年3月4日  (2006)民立他字第106号),针对安徽高院的请示,最高院经研究认为:我院《关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或者盖章的法律效力问题的批复》(以下简称《批复》)中所称“对原债务的重新确认”,是指债权人要有催收逾期贷款的意思表示,债务人签字或盖章认可并愿意继续履行债务。你院请示所涉的案件中,安徽省投资集团有限责任公司(以下简称投资集团公司)2003年3月向债务人临泉县供电局发出的“贷款对账签证单”,其名称和内容均无催收贷款的明确表示。临泉县供电局局长张修法在“贷款对账签证单”上签署“通知收到”,表明债务人已经收到了“贷款对账签证单”,但不能推定为其有偿还已过诉讼时效债务的意思表示。因此,既不能把本案所涉“贷款对账签证单”简单理解为就是《批复》中的“催款通知单”,也不能把双方当事人发出和签收“贷款对账签证单”的行为视为对原债权债务的履行重新达成了协议。我院同意你院请示报告中的少数人意见。

  4. 《最高人民法院关于民事案件诉讼时效司法解释理解与适用》(人民法院出版社2008年版,第379-380 页)中关于该问题的论述为,有观点认为,超过诉讼时效期间后,主债务人在债权人发出的函件,包括对账单、欠款单、确认书、询证函上签字或盖章的,也应视为对原债务的重新确认,义务人放弃诉讼时效抗辩权。我们认为,正如前文所述,债务人在催款单上签字或盖章被认定为对原债务的重新确认,实质是以该文件有催收债权的意思表示为条件的。而对账单、欠款单、确认书、征询函本身只是对债务是否存在以及数额多少的确认,并非催收债务,故如上述文书无主张权利的意思表示,则不能仅根据债务人主张上述文书上签字或者盖章就认定义务人放弃诉讼时效抗辩权。但在司法实务中,存在义务人本人或者委托中介机构向权利人发出询证函,权利人在询证函上签字或者盖章的情形,在该情形下,能否认定义务人同意履行诉讼时效期间已过的债务存在争议。我们认为,关于该情形下,能否认定义务人放弃诉讼时效抗辩权,仍应通过分析其是否构成放弃诉讼时效抗辩权的要件进行确认。义务人主动发出询证函的事实表明,其确认债务的存在,但并不能当然推出其同意履行诉讼时效期间巳经届满的债务,除非该询证函的内容足以推出其有该意思表示,也即能够推定出其有默示履行的承诺。如询证函载明:“我公司截至某日应付你公司100万元款项”,或者“因我公司尚欠清偿能力,请给予一定宽限期”等内容的,由于通过上述“应付”、“给予一定宽限期”等文字表述可以推断义务人支付该款项的意思表示,故可认定义务人放弃诉讼时效抗辩权。但如果询证函写明只系确认债务之用,并不表明有同意偿还债务的意思表示的,则不应认定义务人放弃诉讼时效抗辩权。当然,就个案而言,如果既写明只做确认债务之用,但同时又有“应付”款项字样的,究理解为义务人放弃诉讼对效抗辩权还是未放弃诉讼时效抗辩权,则属法官自由裁量的问题。

 

由此可见,最高院关于,原债务诉讼时效期间届满之后,义务人在询证函上盖章是否属于对原债务的重新确认,的政策态度发生过转变,从之前的“从宽”处理,到之后的“从严”处理,体现了司法政策在区分自然之债与普通债务、维护诉讼时效的制度刚性方面的价值判断(潘杰 《解读<最高人民法院关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函>》)。总之,实践中,企业询证函能否在诉讼时效期间届满之后,实现重新确认债权债务的作用,需要个案具体分析。

 

总结及建议


1.关注诉讼时效期间

债权人应当及时关注自身债权的诉讼时效期间,万不可因审计机构已经发送了企业询证函,而忽视了向债务人发送催款函。

 

2.慎重对待审计机构的企业询证函

实践中,不要随便为他人平账而签署询证函,尤其是相对方涉及IPO、并购重组等资本市场运作时;如果非要配合在询证函上盖章不可的,则在盖章后一定要对方明确签署书面文件,说明双方之间真实的财务往来及账务结算情况,并注明,如果因配合盖章给自己导致任何损失的,由对方承担赔偿责任。

 

3.在举证期限届满前申请法院对企业询证函的原件进行调查取证

因企业询证函的原件会作为审计工作底稿存放于会计师事务所,会所对该审计底稿承担保密义务,非经法定事由,当事人无法获得该询证函原件。鉴于诉讼中,对于没有原件以供核对的复印件,诉讼相对方通常会否认该证据的真实性,诉讼一方应当及时申请法院就企业询证函向会所进行调查取证。根据民事诉讼法规定,需要申请法院调查取证的,应在举证期限届满前向法院提出申请。


4.尽量提供其他证据补强询证函的证明力并形成证据链条实现证明目的

鉴于企业询证函中都会明确注明“本函仅为复核账目之用,并非催款结算”,诉讼中一方会因此认为该询证函系会所仅为审计目的而发出,并主张其与本案没有必然关系,无法达到其证明目的。对此,我们建议当事人,除企业询证函之外,应尽可能多的提供诸如对账单、确认函等证据材料,对询证函的证明力进行补强、印证,使得这些证据形成完整链条,最终增强法官的内心确认。

 
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